Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Adoculos Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan ja liiketoiminnassaan.
Adoculos Oy
1. Rekisterin ylläpitäjä
Adoculos Oy
Y-tunnus: 2849638-6
Osoite: [lisää virallinen osoite]
Verkkosivusto: adoculos.fi
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa:
Antti Järvensivu
Toimitusjohtaja
Sähköposti: antti.jarvensivu@adoculos.fi
Puhelin: +358 44 750 44 22
2. Mitä tämä seloste koskee
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Adoculos Oy käsittelee henkilötietoja esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- kun henkilö ottaa yhteyttä verkkosivun lomakkeella, sähköpostilla tai puhelimitse
- kun henkilö pyytää tarjousta tai lisätietoja Adoculoksen palveluista
- kun Adoculos hoitaa asiakas- tai yhteistyösuhdetta
- kun henkilö käyttää Adoculoksen verkkosivustoa
- kun Adoculos viestii palveluistaan, asiakkuuksista tai yhteistyöstä
3. Mitä tietoja voimme käsitellä
Adoculos voi käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- yrityksen nimi
- tehtävänimike tai rooli organisaatiossa
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja viesteihin sisältyvät tiedot
- asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot
- palveluiden suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan liittyvät tiedot
- laskutukseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
- mahdolliset palautteet, kysymykset ja reklamaatiot
- verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, evästetiedot, selain, laitetiedot ja sivuston käyttötiedot, jos tällaisia kerätään analytiikan tai evästetyökalujen kautta
Adoculos ei lähtökohtaisesti kerää verkkosivuston kautta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, uskonnollista vakaumusta tai poliittisia mielipiteitä.
4. Mihin henkilötietoja käytetään
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:
- yhteydenottoihin vastaaminen
- tarjouspyyntöjen käsittely
- asiakassuhteen perustaminen, hoitaminen ja kehittäminen
- palveluiden suunnittelu, toteutus ja dokumentointi
- sopimusten valmistelu ja täytäntöönpano
- laskutus ja kirjanpito
- asiakasviestintä ja muu tarpeellinen yhteydenpito
- palveluiden ja verkkosivuston kehittäminen
- verkkosivuston toimivuuden, turvallisuuden ja käytettävyyden varmistaminen
analytiikka ja sivuston käytön seuranta, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa - lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
- mahdollisten väärinkäytösten, virhetilanteiden, reklamaatioiden tai oikeudellisten vaatimusten selvittäminen
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:
- Sopimuksen tekeminen tai täytäntöönpano
Tietoja käsitellään, kun se on tarpeen palvelun, tarjouksen, sopimuksen tai asiakassuhteen hoitamiseksi. - Oikeutettu etu
Adoculos voi käsitellä henkilötietoja esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen, B2B-yhteydenpitoon, tietoturvan varmistamiseen ja verkkosivuston toiminnan turvaamiseen. - Lakisääteinen velvoite
Tietoja käsitellään esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen ja viranomaisvelvoitteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. - Suostumus
Suostumusta voidaan käyttää esimerkiksi analytiikkaevästeisiin, markkinointievästeisiin tai muuhun käsittelyyn, joka edellyttää käyttäjän erillistä hyväksyntää. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
6. Mistä henkilötiedot saadaan
Henkilötiedot saadaan pääasiassa:
- henkilöltä itseltään yhteydenoton, tarjouspyynnön tai asiakassuhteen yhteydessä
- asiakasyrityksen tai yhteistyökumppanin edustajilta
- sähköpostiviestinnästä, puheluista, tapaamisista ja muusta yhteydenpidosta
verkkosivuston käytöstä evästeiden ja analytiikan avulla, jos niitä käytetään ja käyttäjä on antanut tarvittavan suostumuksen - julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä tai LinkedInistä, silloin kun tieto liittyy B2B-yhteydenpitoon tai asiakassuhteen hoitamiseen
7. Kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää
Adoculos ei myy henkilötietoja ulkopuolisille.
Henkilötietoja voidaan käsitellä tai luovuttaa vain siinä määrin kuin se on tarpeen esimerkiksi seuraaville tahoille:
- verkkosivuston ja teknisten järjestelmien palveluntarjoajat
- sähköposti- ja pilvipalveluiden tarjoajat
- laskutus- ja kirjanpitopalveluiden tarjoajat
- analytiikka- ja evästehallintapalveluiden tarjoajat, jos niitä käytetään
- IT- ja tietoturvapalveluiden tarjoajat
- viranomaiset, jos laki sitä edellyttää
- muut palveluntarjoajat, joita tarvitaan asiakassuhteen, sopimuksen tai palvelun toteuttamisessa
Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Adoculoksen lukuun ja vain sovittuihin tarkoituksiin.
8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos Adoculoksen käyttämä palveluntarjoaja, kuten analytiikka-, pilvi-, lomake-, sähköposti- tai evästepalvelu, käsittelee tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Tällöin siirroissa käytetään GDPR:n mukaisia siirtoperusteita, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä, EU:n vakiosopimuslausekkeita tai muita lain edellyttämiä suojatoimia.
[Tarkista ja täydennä tähän käytännön tasolla: Google Analytics, Google Workspace, Elementor, hosting, lomaketyökalu, Cookiebot/CookieYes tai muu evästehallinta.]
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämän ajan.
Säilytysaikoihin vaikuttavat esimerkiksi:
- asiakas- tai sopimussuhteen kesto
- tarjouspyynnön tai yhteydenoton käsittelyn tarve
- kirjanpito- ja verolainsäädännön vaatimukset
- mahdollisten reklamaatioiden, vastuiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittely
- käyttäjän antama tai peruuttama evästesuostumus
- tekniset loki- ja tietoturvatarpeet
Esimerkkejä säilytysajoista:
- yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely edellyttää
- asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen tarpeellisen ajan
- kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan
- eväste- ja analytiikkatietoja säilytetään käytössä olevan eväste- ja analytiikkatyökalun asetusten mukaisesti
[Täydennä konkreettiset ajat, jos ne halutaan näkyviin: esim. yhteydenotot 12 kk, asiakastiedot sopimussuhteen ajan + 6 vuotta, kirjanpitoaineisto 6 vuotta.]
10. Henkilötietojen suojaaminen
Adoculos käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja suojaa tiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla.
Suojaus voi sisältää esimerkiksi:
- käyttöoikeuksien hallinnan
- salasanasuojauksen ja tarvittaessa kaksivaiheisen tunnistautumisen
- laitteiden ja järjestelmien suojaamisen
- palveluntarjoajien käyttöoikeuksien rajaamisen
- varmuuskopioinnin
- tietoturvapäivitykset
- henkilötietojen käsittelyn rajaamisen vain niille henkilöille, joilla on tehtäviensä
- perusteella tarve käsitellä tietoja
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien laajuus riippuu käsittelyn perusteesta ja tilanteesta.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
- pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu
- suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Tietopyynnöt ja muut henkilötietoihin liittyvät pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: antti.jarvensivu@adoculos.fi
Adoculos voi pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön toteuttamista.
12. Evästeet ja verkkosivuston käyttö
Adoculoksen verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan, käytettävyyden, turvallisuuden ja analytiikan toteuttamiseen.
Evästeitä voidaan käyttää esimerkiksi:
- sivuston tekniseen toimintaan
- käyttäjän evästevalintojen muistamiseen
- sivuston käytön mittaamiseen ja analysointiin
- käyttökokemuksen kehittämiseen
- mahdolliseen markkinoinnin mittaamiseen, jos tällaisia toimintoja otetaan käyttöön
Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää sivuston teknisen toiminnan varmistamiseen. Analytiikka- ja markkinointievästeitä käytetään vain, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa evästebannerin tai evästeasetusten kautta.
Jos sivustolla käytetään Google Analyticsia, Google Tag Manageria, Cookiebotia, CookieYesia tai muuta evästehallinta- ja analytiikkaratkaisua, käyttäjä voi antaa, muuttaa tai peruuttaa suostumuksensa sivustolla olevan evästetyökalun kautta.
[Täydennä lopullinen työkalu: Cookiebot.]
13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Adoculos ei tee verkkosivuston yhteydenottojen tai asiakassuhteiden perusteella sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi käyttäjään GDPR:n tarkoittamia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
14. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Adoculos voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, verkkosivuston, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen versio julkaistaan Adoculoksen verkkosivustolla.